Rekisteri- ja tietosuojaseloste

HYPOKOIRA RY:N TIETOSUOJASELOSTE

Laadittu 20.3.2023

Viimeisin päivitys 27.9.2023

1. REKISTERIN PITÄJÄ
Hypokoira ry, y-tunnus 3069384-8
Pehtoorintie 1 a 10, 01510 Vantaa
www.hypokoira.fi
Email info@hypokoira.fi

2. YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJA KOSKEVISSA ASIOISSA
Puheenjohtaja
Elska Kolu
puheenjohtaja@hypokoira.fi

3. REKISTERIN NIMI
Hypokoira ry:n jäsen- ja hypokoirankäyttäjien sekä tasotarkastajien ja hypokoirakouluttajien rekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Hypokoira ry:n jäsenrekisterin ja jäsentiedotuksen ja -toiminnan toteutus
Hypokoiran valmistumisprosessi
Hypokoiran valmistumisen jälkeinen tuki
Hypokoiran valmistumisen jälkeinen osaamisen tarkastusprosessi
Hypokoiratoimintaan liittyvä tilastointi
Jäsentoiminnan suunnittelu ja toteuttaminen
Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tavoittaminen

Rekisteröidyn mahdollisten terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Diabeetikkolasten henkilö- ja terveystietojen käsittely perustuu huoltajien antamaan suostumukseen.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Jäsenen, Hypokoiran ohjaajan ja/tai käyttäjän, tasotarkastajien, hypokoirakouluttajien henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi, tapahtumien yhteydessä mahdolliset ruokavaliot, jäsenmaksutiedot, evästeastuksilla kerättävät tiedot uutiskirjeiden sekä muun jäsen- ja hypokoiran käyttäjien viestinnän toteutumisesta palveluntarjoajan MailerLiten mukaisesti
mahdollinen hypokoirankäytön kuluessa kertynyt tieto (esimerkiksi koiran tiedot, tiedot koiran ilmaisuista diabeetikolle sisältäen diabeetikon verensokeritason)
hypokoirankäytön päättymistiedot
tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Jäsen tai hypokoirankäyttäjä/hypokoiran ohjaaja tai tasotarkastaja tai hypokoirakouluttaja: Henkilön itse antamat tiedot TIETOSUOJASELOSTE EU:n tietosuoja-asetus 216/679 3(5)

Hypokoiran valmistumisen yhteydessä sekä hypokoiran käytön jatkuessa Henkilöltä mahdollisesti kerättävät tiedot

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta henkilötietoja ulkopuolisille.

Hypokoira ry voi järjestää ja toteuttaa hypokoiratoimintaa yhteistyössä sopimussuhteessa olevan palvelutuottajan kanssa. Koulutustilaisuuksien ja leirien järjestämistä varten voidaan luovuttaa yksilöimättömät tiedot ruokavalioista tarjoilujen järjestelyitä varten.

Tietoja voidaan luovuttaa vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn vuoksi. Mikäli tietojen luovuttaminen Hypokoira ry:n ulkopuolelle on muutoin tarpeellista, tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröityjen nimenomaisella suostumuksella.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Jäsenrekisteriin tallennetut digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon vain Hypokoira ry:n hallituksen nimetyillä henkilöillä on käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajattu käyttöoikeus.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Digitaalisesti käsiteltävät hypokoiran käyttäjien henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja luottamustehtäviensä hoitamiseksi, käytännössä yhdistyksen hallituksen jäsenet.

Rekistereitä käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen tai hänellä on elossa oleva valmistunut hypokoira. Jäsenyyden päättymisen tai valmistuneen hypokoiran kuoleman jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään viiden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuojaseloste on saatavilla Hypokoira ry:n kotisivulla, www.hypokoira.fi/tietosuoja.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä tarvittaessa vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä oleva itseään koskeva tieto. Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli rekisteröidyn antamiin tietoihin tulee muutoksia. Rekisterinpitäjä voi korjata virheellisen tiedon myös oma-aloitteisesti saatuaan virheellisestä tiedosta tiedon. Kaikki rekisteröidyn pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostitse toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö yhdistyksen hallitukselle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus. Tarkastusoikeutta käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun todistuksen. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

12. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

14. YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: info@hypokoira.fi

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Hypokoira ry,
Tietosuoja
Pehtoorintie 1 a 10, 01510 Vantaa
puheenjohtaja@hypokoira.fi

15. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.9.2023.

Hypokoira ry

Diabeetikon omahoidon tukena

Hypokoira ry

info(at)hypokoira.fi

Yhteistyössä

Voit tukea toimintaamme myös rahalahjoituksella. Tukemalla työtämme autat paremman toiminnan rakentamisessa kautta maan. Nordean tilille FI 33 1330 3000 1377 48 viite 202455 Rahankeräyslupa: RA/2020/1505, myönnetty 25.11.2020, Poliisihallitus. Voimassa toistaiseksi.