Tämä on Hypokoira ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 01.10.2019. Viimeisin muutos 27.08.2020.
Hypokoira ry
Päätekatu 3 as 1
20880 Turku
+358400464473
puheenjohtaja@hypokoira.fi
Marita Nisula, puheenjohtaja@hypokoira.fi, +358400464473
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, tapahtumien osallistujiin, yhteistyökumppaneihin sekä postituslistalla olevat.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Jäsenrekisteriin tallennettavista tiedoista ja tietosisällöstä vastaa Suomen Diabetesliitto ry.
Tapahtumien osallistujalistoihin tallennettavia tietoja ovat osallistujan nimi ja sähköpostiosoite. Joissakin laajemmissa tapahtumissa näiden lisäksi myös esimerkiksi puhelinnumero, osoite, allergiatiedot ynnä muut kuhunkin yksittäiseen tapahtumaan oleelliset tiedot.
Yhteistyökumppanien tallennetut tiedot ovat yritys, nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Postituslistaan osallistuvien tallennetut tiedot ovat nimi ja sähköpostiosoite, sähköpostiosoitteen puuttuessa katuosoite.
Yhteystietoja säilytetään seuraavasti
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Jäsenrekisterin vastuunalainen ylläpitäjä on Suomen Diabetesliitto ry. Jäsenrekisterin sähköpostiosoitteita käytetään jäsenpostin toimitukseen (postituslistalla jolta jäsen voi halutessaan erota itse).
Tapahtumien osallistujaluettelot ovat tapahtumien suunnittelua ja tiedottamista varten. Joissakin tapahtumissa mahdolliselle kolmannelle osapuolelle (esimerkiksi tuote-esittelyn suorittanut yritys) luovutetaan nimitiedot osallistujista, muttei muita yhteystietoja elleivät osallistujat niitä omasta tahdostaan samalle kolmannelle osapuolelle luovuta.
Muilta osin tapahtumien osallistujalistat pysyvät yhdistyksen sisäisinä, ja ne tuhotaan lähtökohtaisesti 12kk sisällä tapahtuman järjestämisestä.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (Hypokoira ry c/o Susanna Sipilä, Runeberginkatu 33 B 17, 00100 Helsinki).
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
© Hypokoira.fi 2022