Tämä on Hypokoira ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 01.10.2019. Viimeisin muutos 01.10.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Hypokoira ry
Runeberginkatu 33 B 17
00100 Helsinki
+358447119619
puheenjohtaja@hypokoira.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Susanna Sipilä, puheenjohtaja@hypokoira.fi +358447119619

3. Rekisterien nimet

    • Jäsenrekisteri
    • Valmiit hypokoirat ja omistajat lista
    • Tapahtumien osallistujalistat
    • Yhteistyökumppanit lista
    • Postituslista

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

    • laki
    • julkisen tehtävän hoitaminen
    • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, tapahtumien osallistujiin, yhteistyökumppaneihin sekä postituslistalla olevat.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin tallennettavista tiedoista ja tietosisällöstä vastaa Suomen Diabetesliitto ry.

Tapahtumien osallistujalistoihin tallennettavia tietoja ovat osallistujan nimi ja sähköpostiosoite. Joissakin laajemmissa tapahtumissa näiden lisäksi myös esimerkiksi puhelinnumero, osoite, allergiatiedot ynnä muut kuhunkin yksittäiseen tapahtumaan oleelliset tiedot.

Yhteistyökumppanien tallennetut tiedot ovat yritys, nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Postituslistaan osallistuvien tallennetut tiedot ovat nimi ja sähköpostiosoite, sähköpostiosoitteen puuttuessa katuosoite.

Yhteystietoja säilytetään seuraavasti

    • jäsenrekisterin säilytyksestä vastaa Suomen Diabetesliitto ry
    • osallistujalistat 12 kk tapahtuman jälkeen
    • yhteistyökumppanit 12 kk sopimuksen päättymisestä
    • postituslistat tarkistetaan 12 kk välein, tarpeettomat poistetaan 12 kk sisällä
  •  

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Jäsenrekisterin vastuunalainen ylläpitäjä on Suomen Diabetesliitto ry. Jäsenrekisterin sähköpostiosoitteita käytetään jäsenpostin toimitukseen (postituslistalla jolta jäsen voi halutessaan erota itse).

Tapahtumien osallistujaluettelot ovat tapahtumien suunnittelua ja tiedottamista varten. Joissakin tapahtumissa mahdolliselle kolmannelle osapuolelle (esimerkiksi tuote-esittelyn suorittanut yritys) luovutetaan nimitiedot osallistujista, muttei muita yhteystietoja elleivät osallistujat niitä omasta tahdostaan samalle kolmannelle osapuolelle luovuta.

Muilta osin tapahtumien osallistujalistat pysyvät yhdistyksen sisäisinä, ja ne tuhotaan lähtökohtaisesti 12kk sisällä tapahtuman järjestämisestä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (Hypokoira ry c/o Susanna Sipilä, Runeberginkatu 33 B 17, 00100 Helsinki).

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).